Excel + Access + Dropbox, compatir base de datos en la nube

Dropbox tiene como slogan “Simplifica tu vida”. Y la verdad es que es de las herramientas que cuando las conoces, será difícil reemplazarlas. Y vaya que habrá competencia en el ramo.

La simplicidad de tener carpetas compartidas, tal como si fueran carpetas en una red LAN, no nos da siquiera la sensación de estar utilizando una aplicación para compartir archivo.

El tema viene a colación, ya que en una plática con unos amigos, salió el tema de las carpetas compartidas, y salió el tema de mi post sobre Exportar de Excel a Access mediante formulario de vba. Y pensé: por qué no ??

La cuestión es que uniendo mi ejemplo del post con Access y alojados en carpetas compartidas de Dropbox, podemos actualizar la misma base de datos desde varias PC’s con el mismo archivo de Excel abierto, así como en redes LAN, pero vía Internet y sin limitación de distancia.

Referencias:

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35 Responses

  1. Hola Sergio. Estuve buscando una macro para poder extraer una selección de texto dentro de una cadena de texto pero no encontré algo muy satisfactorio, por lo que me animé a hacer un experimento que salió bien. A lo mejor tu lo puedes depurar para que otros lo puedan usar. Basta con poner en las celdas el texto de interés entre dos asteriscos para que lo extraiga en otra columna.

    Saludos,

    Alex

    Macro1 Macro
    ‘ extrae texto de una cadena de texto delimitada por asteriscos dentro de una celda
    ‘ En una columna se va seleccionando entre asteriscos el texto que se quiere extraer y luego se activa la macro
    ‘ Acceso directo: CTRL+q

    Range(“D2”).Select
    Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select
    Selection.Copy
    Range(“F2”).Select
    Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
    :=False, Transpose:=False
    Application.CutCopyMode = False
    Selection.TextToColumns Destination:=Range(“F2″), DataType:=xlDelimited, _
    TextQualifier:=xlDoubleQuote, ConsecutiveDelimiter:=False, Tab:=False, _
    Semicolon:=False, Comma:=False, Space:=False, Other:=True, OtherChar _
    :=”*”, FieldInfo:=Array(Array(1, 1), Array(2, 1), Array(3, 1)), _
    TrailingMinusNumbers:=True
    ActiveWindow.SmallScroll ToRight:=3
    Columns(“F:F”).Select
    Selection.Delete Shift:=xlToLeft
    Range(“F1”).Select
    ActiveCell.FormulaR1C1 = “Objeto 1”
    With ActiveCell.Characters(Start:=1, Length:=8).Font
    .Name = “Calibri”
    .FontStyle = “Cursiva”
    .Size = 11
    .Strikethrough = False
    .Superscript = False
    .Subscript = False
    .OutlineFont = False
    .Shadow = False
    .Underline = xlUnderlineStyleNone
    .ThemeColor = xlThemeColorLight1
    .TintAndShade = 0
    .ThemeFont = xlThemeFontMinor
    End With
    Range(“G1”).Select
    ActiveCell.FormulaR1C1 = “Objeto 2?”
    With ActiveCell.Characters(Start:=1, Length:=9).Font
    .Name = “Calibri”
    .FontStyle = “Cursiva”
    .Size = 11
    .Strikethrough = False
    .Superscript = False
    .Subscript = False
    .OutlineFont = False
    .Shadow = False
    .Underline = xlUnderlineStyleNone
    .ThemeColor = xlThemeColorLight1
    .TintAndShade = 0
    .ThemeFont = xlThemeFontMinor
    End With
    Range(“G1”).Select
    End Sub

  2. sergioacamposh says:

    Suponiendo que en la celda B3 tienes el texto “el nombre es *sergio* campos”, y lo que queremos es extraer “sergio”, puedes utilizar la siguiente fórmula:

    =EXTRAE(B3,ENCONTRAR(“*”,B3)+1,LARGO(DERECHA(B3,LARGO(B3)-ENCONTRAR(“*”,B3)))-(LARGO(DERECHA(B3,LARGO(B3)-ENCONTRAR(“*”,B3)))-ENCONTRAR(“*”,DERECHA(B3,LARGO(B3)-ENCONTRAR(“*”,B3))))-1)

  3. Miguel Sandoval. says:

    Será posible vincular directamente con un archivo Excel que ha sido subido a la nube de google doc’s a través del pluggins de google doc’s. Sería Genial. Lo intentaré.

  4. Mercedes Amo Laffitte says:

    Buenas tardes. Soy novata en esto. Me gustaría saber si se pueden vincular dos tablas de excell en dos carpetas de dropbox diferentes. Es eso posible?

  5. Karina Vel says:

    Hola Sergio,
    Soy totalmente novata. Descargué una versión de prueba de X-TrackAmaze 07 en la cual puedes tener una excelente herramienta de task management. Quiero compartirlo con mi equipo a través de dropbox pero ellos no pueden abrir el archivo al parecer porque es un formato de excel habilitado para macros… ¿Hay algo que pueda hacer para compartirlo?
    Gracias de antemano

    • La cuestión con el X-TrackAmaze 07 es que es archivo que debes intalar en tu PC, por lo que lo que debes compartir en Dropbox es el archivo de instalación para que cada persona lo instale en tu PC.

      O en todo caso debes compartir el archivo xTrackAmaze07v2_0_4.xlsm, pero este archivo debe abrirse en Excel 2007 y 2010.

  6. bthillo says:

    hola que tal? mi pregunta es que como puedo tener una base de datos (access) en dropbox y poder extraer y agregar registros desde una aplicacion en java?

    • El tema Java queda fuera de este Blog, que es de Excel. En todo caso debes crear la cadena de conexión en java de manera normal, ya que independiente si está en dropbox, en red local.

  7. DBLawes says:

    Hola a todos! Esto realmente funciona? digo varios usuarios con un formulario conectados al Access (via ODBC?) y al mismo tiempo modificando, estando tanto el cliente Excel como la base acces (jet) en Dropbox? Si es así, no me simplifica la vida.. me salva la vida!
    Apropósito, supongo que también funcionaría con 2 archivos Access, uno para el cliente y otro para la base, para que se pueda usar la función multiusuario del motor jet. alguien lo probó? Gracias!

  8. DBLawes says:

    Gracias Sergio, pero utilizo a diario los formularios de Google y están lejos de dar una solución de Base de Datos, simplemente son una mascara (bastante limitada en diseño) para una hoja de cálculo. Aún así los uso como formulario de contacto para mis clientes, pero estoy necesitando poner en la nube una base de datos de verdad, datos de clientes, proveedores, etc. cosa que las planillas de calculo ya no pueden manejar por la cantidad de información. Tiene que ser una Base de Datos y en la nube sería una solución excelente por la disponibilidad. Si se te ocurre una solución, bienvenida!

  9. DBLawes says:

    y sí… pero pensé que esta podía ser una salida elegante, porque el motor jet de access leí que permite el acceso multiusuario. El paso a MySQL, implica aprender MySQL, la administración del mismo y el costo del host… Pero parece que no hay solución intermedia.
    Gracias!

    • Miguel Angel Sandoval says:

      MySql se puede instalar de forma local en un computador con windows o linux. No necesitas contratar un hosting. Y con dyndns.org puedes habilitar un dominio para ir en busca de la base de datos a traves de odbc. Es muy sensillo y lo he hecho muchas veces para clientes que necesitan estar fuera de la oficina conectados a la información con access y mysql. Dropbox no hace eso ya que si varios usuarios interactuan con el mismo archivo se crean copias conflictivas y es un caos. Yo recomiendo 100% access + mysql.

    • Excel es una herramienta excelente, pero por desgracia no es suficiente para tomarlo en cuenta como gestor de base de datos tan efectivo como los demás lenguajes dedicados, como SQL, MySql, etc.

      Y aunque hubiera manera de tener acceso gratis a tus bases de datos, el primordial levantar un servidor de bases de datos.

  10. ignacio Trussi says:

    Alex, es posible abrir una planilla de exxel desde drpbox en la aplicacion de iphone?

  11. Sí es posible Ignacio, sólo que Dropbox en móviles descarga una copia al móvil. Después tendrías que volver a cargarlo desde la app.

  12. Nesta says:

    Existen sistemas de bases de datos relacionales en la nube, algunos de los cuales, limitados a un máximo de registros totales y accesos mensuales, son gratis. Por ejemplo, http://www.database.com/

    También se pueden usar los servicios de pago de Microsoft (SQL Azure) y de Google (Google Cloud SQL). Por si a alguien le puede servir.

  13. Myriam says:

    Buenas otra novata totalmente, he subido a dropbox varios archivos excell y no puedo abrirlo, me dice que necesita aplicaciones para abrir el archivo,pero no sale ninguna, he mirado en el play store y tampoco veo nada, que podría hacer (el terminal es un samsumng galaxy III)
    Mil gracias

  14. Myriam says:

    Mil gracias chicos, he descargado “Kingsoft Office” para poder modificar, pero no sé si sera por la hora, pero no doy pié con bola y probaré de nuevo mañana, Ya os cuento. Mil gracias, un saludo
    M.-

  15. Vicente Martinez Lopez says:

    Hola perdonen mi ignorancia. Hace muchos años que hago mis pequeños pinitos en excel. Hace poco se rompio el servidor de la empresa al cual conectaba a traves de Hamachi con lo cual tenia una red en mi casa. Al quedarme sin servidor pensé establezco una red entre un ordenador de la empresa que nunca se apaga y mi casa. Y dentro de ese ORDENADOR tengo una carpeta compartida con el resto de la oficina. El caso es que la red funciona y los excel mantienen las propiedades de archivo compartido. Antes de usar esa solucion dropbox, disco en red de 1and1, de vodafone, el google drive, etc no me daban solucion alguna. Dado que si mantenia un archivo compartido no era como tal. Es decir, buscaba al menos que si un usuario entraba al archivo el resto que intentaba entrar fuera avisado de que estaba disponible en modo lectura. Quizas en las soluciones de pago el dropbox de esa opcion, pero la única forma de hacerlo fue a traves del skydrive. Este te ofrece la posibilidad de compartirlo y eres avisado de que otro usuario lo esta usando….. evidentemente en este caso no ofrece la posibilidad del uso simultaneo pese a que compartamos un archivo con dichas propiedades. De hecho creo que el office 2013 incorpora la funcionalizad colaborar en linea para modificar un archivo por varios usuarios a la vez, basicamente integra el skydrive en el office 2013. El problema es que sigo teniendo XP y por tanto me tendre que conformar con usar el skydrive a traves de la web. Pero mirando y mirando vi que una carpeta comparida se puede agregar como unidad de red, es decir que la puedo agregar a mis sitios de red y que funcione a la perfeccion. Simpre con el pero…de que no permita un uso simultaneo en modo edicion del excel. EN FIN… sabe alquien alguna forma de compartir un excel en modo compartido total. El office 2013 me ofrece esa posibilidad pero a traves de skydrive tengo algo a medias.. pero que realmente funciona genial.

    • sergioacamposh says:

      Hasta la fecha no conozco ninguna plataforma que no sea Web que permita modifcar archivos a la vez. Como lo comentaste, Skydrive tiene esa característica, pero sólo mediante un navegador.

      • Vicente Martinez Lopez says:

        La verdad que con el office 2013 se podria hacer. Ahora mismo yo mis archivos no los he podido probar con el navegador ya que con macros no te deja. Aunque si que se pueden abrir en excel y modificarlos. Eso si,sólo un usuario lo puede hacer. Algo tan sencillo como el hamachi…. que instalas en un PC de cada y creas una red no lo ofrecen SALVO con el office 2013. A traves de skydrive son 1 USUARIO modifica el resto….pueden ver o trabajar. GRACIAS MAQUINA

  16. Vicente Martinez Lopez says:

    Bueno ando buscando en este blog es poder mejorar mi archivo excel de facturacion. He conseguido en tan solo 4.5 megas tener una base de datos de 37.000 clientes y hacer un pequeño programa que me facture, guarde la factura en un base dentro de la hoja, genere albaranes para luego facturarlos, pueda ver o modificar las facturas con un click y tenga acceso rápido a mantener actualizada la base de datos de artículos y clientes. En tan solo 4.5 megas algo rápido y eficaz. El problema es que se trabaja con un excel y busco algo multiusuario total..que permita estar alimentando la base de datos que se permita hacer una factura en simultaneo y no choquen ….

  1. April 12, 2012

    […] un post anterior explicaba la unión que podría haber entre archivos de Excel y bases de datos de Access mediante […]

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