Hace unos días buscaba un software para gestionar mis tareas. Prioridades, responsables, fecha de inicio, fecha de fin, indicadores de completado… lo básico para cualquier profesional.
Probé Microsoft To Do y me gustó. Pero entonces llegó la pregunta incómoda:
¿Por qué no construir esto en la herramienta que más uso y mejor domino? Excel.
Ese fue el inicio de este proyecto: convertir Excel en una aplicación de gestión de tareas.
Y sí, es completamente posible.
Tu propia App de tareas en Excel – Simulamos Microsoft To Do
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1. Definiendo la estructura del proyecto
Comencé creando tres hojas, tal como lo haría cualquier aplicación:
- Tareas — donde se almacena la información.
- Tablero Kanban — la vista visual y de productividad.
- Listas — los catálogos de prioridad, etiquetas y estados.
Esto separa datos, lógica visual y catálogos, lo mismo que hacen las apps modernas.
2. Construyendo la tabla principal
Diseñé una tabla con estos campos:
- Hecho (checkbox)
- Tarea
- Prioridad
- Etiqueta
- Fecha de inicio
- Fecha fin
- Estado
Luego, convertí el rango en Tabla de Excel, quité bordes, añadí colores sobrios y personalicé encabezados.
Resultado: dejó de verse como Excel.
Comenzó a verse como una app.
3. Prioridades y etiquetas dinámicas
En la hoja Listas creé los catálogos:
- Prioridades: Bajo, Medio, Alto, Urgente
- Etiquetas: Hogar, Oficina, Canal, Personal (con emojis incluidos)
Usé validación de datos para convertirlas en listas desplegables.
Excel ya sabía qué opciones podía elegir cada tarea, igual que Microsoft To Do.
4. Formato que responde al estado de la tarea
Este fue el punto en que Excel empezó a comportarse como una aplicación:
- Colores según prioridad
- Colores y alertas para tareas vencidas
- Tachado y gris cuando la tarea está completada
Cada regla tiene un propósito visual.
No es decoración, es comunicación.
5. Checkbox: la magia de “marcar como completada”
Agregué casillas en la columna Hecho.
Cuando se activa el check, el estado cambia automáticamente a “Completada”.
Sin macros. Sin trucos.
Solo entender cómo piensa Excel.
6. Segmentadores: filtros rápidos como los de una app
Añadí segmentadores para filtrar:
- Prioridad
- Etiqueta
- Estado
Un clic → una vista.
Eso mejora la productividad y la percepción del archivo.
7. Un botón para añadir tareas (sí, con macro)
Creé un botón llamado Agregar tarea
que inserta automáticamente una nueva fila en la tabla.
Pequeño detalle, enorme experiencia de usuario.
8. Tablero Kanban con la función FILTRAR
En la hoja Tablero Kanban utilicé FILTRAR para mostrar:
- Tareas pendientes
- Tareas completadas
Marcas la tarea → desaparece de pendientes
→ aparece en completadas
→ sin mover nada manualmente.
¿Por qué este proyecto importa?
Porque no se trata de aprender funciones aisladas.
Se trata de integrar lo que sabes para resolver algo real:
gestionar tareas, seguir proyectos, organizarte mejor.
Excel no solo calcula:
Excel puede convertirse en herramientas.
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