Y regresamos con la misma pregunta que te hice en otro video: para guardar archivos en la nube, ¿qué prefieres, OneDrive de Microsoft o Google Drive? En otro video vimos cinco cosas que no conocías de OneDrive de Microsoft. En este post vamos a ver ahora siete cosas que no conocías de la nube de Google llamada Google Drive.
7 cosas de Google Drive que no conocías hace 5 minutos
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Google Drive es el servicio de almacenamiento de Google, muy similar o parecido a OneDrive de Microsoft o a Dropbox. Aquí entramos a Google Drive con tu cuenta obviamente de Gmail o de YouTube. Si tú quisieras sincronizar tus archivos en la nube y en tu computadora o escritorio, hacemos lo siguiente: en el engrane damos clic en donde dice Obtener Drive para escritorio, y aquí simplemente lo descargas, instalas la aplicación e inicias sesión con tu cuenta de Gmail o de YouTube.
Yo siempre he dicho que una desventaja de Google Drive, o en este caso del Office de Google—lo que es Docs, Sheets, Slides o Formularios—es que requieres internet. Pero si te vas acá al engrane a Configuraciones, tienes la opción de mantener tu servicio fuera de línea. Es decir, si no tienes internet, aun así puedes crear documentos como hojas de cálculo. Los creas aquí aunque no tengas internet, y cuando ya tengas internet, simplemente el documento se va a sincronizar con el servicio de Drive.
Y dicho este preámbulo, ahora vamos a ver siete cosas de Google Drive que tal vez o seguramente no conocías.
Número 1: Acceso directo con URLs personalizadas
Hay ciertos tipos de URLs o direcciones web en donde tú directamente puedes crear un documento. Por ejemplo, creamos aquí una nueva pestaña y si le pones sheets.new, automáticamente se va a crear Google Sheets con un documento de hoja de cálculo en blanco. Si le pones docs.new, se crea un documento tipo Word. O si le pones slides.new, se crea un archivo de presentación tipo PowerPoint de Microsoft.
Número 2: Añadir color a carpetas
Aquí yo tengo varias carpetas y todas son grises, gris oscuro, menos esta. Entonces, por ejemplo, si a esta carpeta le quiero cambiar el color, doy clic en los tres puntos, en Organizar, y le cambio el color a azul, y se cambia la carpeta. Aquí, por ejemplo, a esta damos clic derecho, Organizar, naranja. Con esto le cambiamos el color a las carpetas si es que quieres tener un orden personalizado.
Número 3: Convertir imágenes a texto
En esta carpeta tengo un documento que es de tipo imagen. Lo abro y es una carta, es una imagen y tiene un texto. Yo quiero extraer el texto utilizando Drive de Google. Estando aquí en Drive, doy clic en Nuevo, Cargar archivo, elijo mi archivo (pueden ser archivos PDF o imágenes), y te extrae los textos utilizando la tecnología OCR o reconocimiento óptico de caracteres.
Abro entonces la imagen y se carga. Doy clic en los tres puntos, Abrir con, y le digo Google Docs o Documentos de Google. Se va a abrir el Word de Google y vamos a ver que aquí tenemos la imagen, pero si bajamos, ¡tenemos aquí el texto! Lo que hizo fue, utilizando OCR, detectó los caracteres y extrajo el texto.
Número 4: Revisar actividad reciente
Por ejemplo, si tú compartes tu cuenta, puedes revisar la actividad de la cuenta o también la actividad de un archivo. Estando aquí en Drive, arriba en la parte superior derecha, doy clic en la i para ver detalles. Me voy a la pestaña Actividad y aquí puedo ver la actividad de los archivos: los que hemos editado, los que hemos compartido, los que hemos creado.
Por ejemplo, me voy a esta carpeta, vamos a ver también aquí la actividad. Doy clic en la pestaña Actividad y fíjate bien que la actividad aquí se muestra por carpeta, no por cuenta. Y aquí en actividad puedo ver qué es lo que he hecho: qué he creado, qué he eliminado, qué he modificado. Esto es útil si compartes tu cuenta con otras personas.
Y, por ejemplo, si elijo este archivo, doy clic en los tres puntos, Información del archivo, Actividad, y aquí también puedo ver la actividad pero de un archivo en específico.
Número 5: Historial de versiones
Aquí, por ejemplo, elijo este archivo, Información, y puedo ver si este archivo tiene versiones. Aquí aparecería una lista. Aparece únicamente la versión actual porque no he hecho cambios en este archivo. Aquí, por ejemplo, dice Cargar nueva versión.
Este archivo está en la nube, pero si tú trabajaste tu archivo en otra computadora o en otra carpeta que no esté sincronizada, puedes subir una nueva versión del archivo. Si tuvieras varias versiones en cada archivo, das clic en los tres puntos y puedes descargar.
Lo importante es que no solamente funciona para archivos nativos, es decir, hojas de cálculo, documentos o presentaciones; funciona para cualquier tipo de archivo: imágenes, PDF, video y demás. Por ejemplo, aquí el archivo de firma, el que se convirtió a texto, doy clic en los tres puntos, Información del archivo, y también aquí Administrar versiones, y te aparecen las versiones de ese documento. Como te digo, no solamente los nativos, sino cualquier tipo de archivo.
Número 6: Restaurar documentos eliminados
Ya sea que tú estés trabajando en la nube o estés trabajando en escritorio con la aplicación de Drive de Google, si tú borras un archivo o lo eliminas, lo puedes restaurar. Por ejemplo, este documento de formulario, doy clic en los tres puntos, le digo Mover a la papelera, y en la parte izquierda tenemos aquí la Papelera. Doy clic y aquí vemos el documento y otros documentos que he creado y que se pueden restaurar.
Ojo, aquí solamente están disponibles por 30 días. Pasados 30 días de que eliminaste un documento, se borra definitivamente de la papelera. Doy clic en los tres puntos de este archivo y le digo, por ejemplo, Restaurar, es decir, regresar a su carpeta, o Eliminar de manera permanente. Doy clic en Restaurar, me voy a mi carpeta, entro aquí a la carpeta de archivos, y aquí está el documento restaurado.
Número 7: Solicitar archivos
Aquí puede ser de dos maneras. Una es compartiendo una carpeta. Por ejemplo, en esta carpeta doy clic en los tres puntos, Compartir, y aquí, por ejemplo, en la parte inferior le digo Cualquiera que tenga este link. Puedo dejarlo así o puedo decirle aquí que sea con Restricción, es decir, solamente a ciertas personas. O, como te digo, dejarlo abierto a que cualquier persona que entre aquí a esta carpeta pueda subir archivos.
La segunda manera es mediante un formulario. Doy clic en Nuevo, Formulario. Aquí, por ejemplo, le pido el nombre, le puedo pedir más datos en el formulario, y le digo Nueva pregunta. En esta nueva pregunta le cambio el tipo de pregunta y le digo Carga de archivo.
Aquí lo que me dice es que si yo quiero que alguien cargue un archivo en un formulario de Google, debe tener cuenta de Google de manera obligatoria. Doy clic en Continuar y puedo decirle que se puede subir cualquier archivo o especificar tipos de archivo: documentos, hojas de cálculo, imágenes. ¿Cuántos documentos quiero que se suban por persona y el tamaño de cada documento o el tamaño de cada archivo?
Con esto controlo qué tipos de archivos quiero que se suban, cuántos y de qué tamaño, nada más para tener un control de mi espacio aquí en mi cuenta de Drive de Google.
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