Malas prácticas en Excel y cómo convertirlas en buenas prácticas – PARTE 1

Esta es una serie de Video tutoriales dónde veremos algunas malas prácticas que tenemos en Excel, además de que te voy a mostrar cómo evitarlas convirtiéndolas en buenas prácticas. Te mostraré cómo trabajar adecuadamente con tus datos para que seas más productivo.

Ver Video Malas prácticas en Excel y cómo evitarlas

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Evita las Tablas cruzadas

Este formato de tablas es útil cuando deseamos imprimirlas. Una tabla cruzada nos permite visualizar valores en columnas y filas, pero infortunadamente, éstos formatos no son útiles para trabajar con filtros o Tablas dinámicas.

Convertir a buena práctica

Lo ideal es tener nuestros datos en Formato Tabla, es decir, cada columna está bien definida, para que sea fácil administrarla. De hecho, lo correcto es tener nuestros datos en Tabla y de ahí, usando Tablas dinámicas, armar nuestras tablas cruzadas.

Arma tus tablas cruzadas usando Tablas dinámicas

Figura 1. Arma tus tablas cruzadas usando Tablas dinámicas.

Exceso de SI’s anidados

La función SI es una de las más útiles y potentes, ya que te permite evaluar condiciones y mostrar valores o hacer cálculos dependiendo el resultado de las evaluaciones. Sin embargo, si tenemos muchas condiciones que evaluar, en ocasiones lo mejor será usar otras funciones que nos ayuden a acortar las fórmulas.

Convertir a buena práctica

Si tenemos que evaluar muchas condiciones, mejor usamos la función BUSCARV para evaluar un valor y devolver otro en base a otro rango. Aprende BUSCARV de 0 a avanzado.

Usa BUSCARV en lugar de funciones SI anidadas

Figura 2. Usa BUSCARV en lugar de funciones SI anidadas.

Gráficos y colores en exceso en tus Dashboards

Este punto es muy importante. El tema de los Dashaboards es un tema de moda y ahora todos quieren aprender armarlos, y por otro lado, todos se sienten con la capacidad de enseñarlos. Pero te diré algo, amontonar gráficas no es hacer Dashboards. Lo importante es conocer tus datos y mostrar sólo la información necesaria y suficiente para tomar decisiones de manera efectiva. Si tienes muchos vendedores, no hagas un grafico que te muestre todos; más bien muestra un Top. En cuanto a los colores, define un conjunto de colores que combinen. Te recomiendo Adobe color wheel para mirar combinaciones de colores.

Haz Dashboards sencillos, sobrios, minimalistas que muestren los indicadores correctos en Excel

Figura 3. Haz Dashboards sencillos, sobrios, minimalistas que muestren los indicadores correctos en Excel.

Te recomiendo el libro Good Charts de Scott Berinato.

No tengas diferentes hojas por mes, cliente, sucursal, vendedor

En las empresas ésta práctica es muy común. Nos encanta tener hojas por mes para acumular detalles de información como ventas. Sin embargo, ésta práctica se complica cuando deseamos consolidar la información de todas las hojas.

Cómo convertir en buena práctica

Pues eso, en la medida de lo posible tener una sola hoja con el acumulado. En caso de que quieras aprender cómo consolidar información de varias hojas, revisa Power Query para Excel – Consolidar información de hojas.

No dependas al 100% del mouse

Si bien el mouse es un accesorio necesario para manejarse bien en la computadora, en Excel, en ocasiones puede ser un causante de pérdida de tiempo. Mi sugerencia es que trabajes lo más que se pueda con atajos de teclado. Revisa mi tutorial 7 TIPS para ser más PRODUCTIVO en Excel usando el TECLADO (muchos atajos).

Descarga el archivo de ejemplo

MALAS PRÁCTICAS EN EXCEL – PARTE 1 – EXCELeINFO.zip

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