Si todavía manda correos “uno por uno” con el mismo texto para todos, está perdiendo tiempo y impacto. En este proceso va a automatizar lo que normalmente hacen a mano: crear imágenes personalizadas (una por persona) y enviarlas desde Excel con un correo y una imagen distinta para cada destinatario.
Esto sirve para Navidad, sí… pero también para cumpleaños, aniversarios, bienvenidas, felicitaciones, certificados, vencimientos de pago, invitaciones y cualquier fecha especial.
Así envío Emails Personalizados con Imágenes usando Excel
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1) Preparar la lista en Excel (la base de todo)
En Excel se trabaja con una hoja llamada “Nombres” (idealmente en forma de tabla) con estas columnas:
- Nombre (de la persona)
- Correo
- Imagen (ruta o nombre del archivo)
- Estado (por ejemplo: SIN ENVIAR / ENVIADO)
La columna Estado es clave: la macro solo enviará correos donde diga SIN ENVIAR, así evita duplicados.
2) Exportar los nombres a CSV (para Canva)
Para generar imágenes en lote con Canva, se crea un archivo CSV delimitado por comas con los nombres:
Archivo > Guardar como > CSV (delimitado por comas)
Ese CSV es el que Canva usará como “fuente de datos”, como si fuera un combinar correspondencia, pero en diseño.
3) Crear una plantilla en Canva (certificado, postal, recordatorio… lo que sea)
En Canva:
- Entra a Plantillas
- Busca lo que necesita:
- “certificados”
- “navidad”
- “cumpleaños”
- “felicitaciones”
- “invitaciones”
- Elige un diseño y edítalo:
- borre textos que no sirvan
- deje un texto principal (ej. “Felicidades”)
- deje un espacio para el Nombre
Aquí el punto no es hacer “una imagen bonita”. Es hacer una plantilla replicable.
4) Generar imágenes personalizadas en lote con “Bulk Create”
Con la plantilla lista:
- En Canva vaya a Apps / Aplicaciones
- Busque Bulk Create (o Crear en lote)
- Cargar datos y suba el CSV
- Conecte el campo Nombre al texto donde irá el nombre:
- clic derecho sobre el texto del nombre → Conectar datos → seleccionar “Nombre”
- Canva crea automáticamente un diseño por cada nombre (en el ejemplo: 39 diseños)
- Descargue como PNG
- Canva entrega un ZIP con todas las imágenes
Resultado: tiene una carpeta con una imagen por persona.
5) Renombrar imágenes para que coincidan con cada persona (Excel + macro)
Aquí viene el problema típico: Canva descarga imágenes numeradas (1.png, 2.png… 39.png). Pero usted necesita que se llamen como las personas (o como su identificador) para adjuntarlas sin errores.
La solución del video:
- Copiar las imágenes a una carpeta (ej.
C:\Imagenes\) - Listar los archivos de la carpeta (en el video se usa el addin de EXCELeINFO para obtener ruta/nombre)
- Ordenar correctamente los nombres (porque Windows a veces ordena “1,10,11…2,3…”)
Para ordenar bien:
- Extraer el número antes del punto con una fórmula tipo TEXTOANTES (antes del “.”)
- Convertirlo a número (por ejemplo, forzando con – –)
- Ordenar de menor a mayor
Luego, en una hoja tipo “Renombrar” se arma una tabla:
- Nombre actual (1.png, 2.png…)
- Nombre nuevo (NombrePersona.png, etc.)
Y se ejecuta una macro que renombra archivo por archivo usando el método Name:
- valida que haya nombre actual y nuevo
- valida que exista la ruta
- renombra
Resultado: su carpeta ya queda con archivos bien nombrados para usarlos en el envío.
6) Enviar los correos desde Excel con Outlook (macro)
Con los archivos listos, se usa otra macro (módulo “Envío correos”) que:
- Toma la hoja Nombres y la tabla (ej.
TBL_Nombres) - Crea una instancia de Outlook
- Recorre cada fila (For Each)
- Solo envía si Estado = “SIN ENVIAR”
- Arma un mensaje en HTML, con:
- saludo con el Nombre
- texto personalizado (ej. “Te deseo felices fiestas”)
- inserta la imagen en el cuerpo usando una etiqueta
<img>(con tamaño, por ejemplo 50%)
- Envía el correo (Send)
- Cambia el Estado a ENVIADO para no reenviar
Importante: en VBA hay que activar la referencia:
- Microsoft Outlook 16.0 Object Library
(en Herramientas > Referencias)
También: debe tener Outlook configurado con una cuenta (o varias). Si tiene varias, puede elegir cuál usar como remitente.
7) Forma práctica de ejecutarlo: botón en la hoja
Para no entrar a VBA cada vez, se puede insertar una Forma en Excel y asignarle la macro:
Insertar > Formas > clic derecho > Asignar macro
Texto del botón: “Enviar emails”
Así manda todo en un clic (y gracias al “Estado”, solo lo pendiente).
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