Crear una Tabla en Excel con Vínculos a tus Archivos más usados

¿Tienes una serie de archivos que utilizas diariamente y te gustaría acceder a ellos de manera más rápida y eficiente? En este post, aprenderás cómo crear una tabla en Excel que contiene enlaces directos a tus archivos más utilizados. Puedes hacerlo manualmente o de manera automática utilizando macros para ahorrar tiempo.

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Método Manual

Paso 1: Crear la Tabla

Primero, vamos a crear una tabla en Excel con dos columnas:

1. Ruta Completa: La ubicación del archivo en tu sistema.
2. Hipervínculo: El enlace directo al archivo.

Paso 2: Obtener la Ruta del Archivo

Para obtener la ruta completa de un archivo en Windows 11:

1. Navega a la carpeta que contiene el archivo.
2. Haz clic derecho sobre el archivo y selecciona “Copiar como ruta de acceso”.
3. Pega la ruta copiada en la celda correspondiente en Excel.

Paso 3: Crear el Hipervínculo

Para crear un hipervínculo en Excel:

1. En la celda donde deseas el hipervínculo, escribe
2. =HIPERVINCULO(A6,”Power BI”)

Método Automático con Macros

Paso 1: Habilitar Macros en Excel

Para utilizar macros, primero debes habilitar tu archivo para macros:

1. Ve a la pestaña Archivo y selecciona Guardar una copia o Guardar como.
2. En la ventana de guardar, selecciona Libro de Excel habilitado para macros en el tipo de archivo.

Paso 2: Mostrar la Ficha de Desarrollador

Para acceder a las herramientas de macros:

1. Ve a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones.
2. Marca la opción Desarrollador y haz clic en Aceptar.

Paso 3: Crear la Macro

1. En la ficha Desarrollador, haz clic en Visual Basic para abrir el editor de macros.
2. Haz clic derecho en el nombre de tu archivo en el panel de proyectos y selecciona Insertar > Módulo.
3. Copia y pega el siguiente código en el módulo

Sub InsertarLink()

Dim RutaCompleta As String
Dim Descripcion As String

With Application.FileDialog(msoFileDialogOpen)
    .Title = "Seleccionar archivo"
    .Filters.Clear
    .Filters.Add "Todos lo archivos", "*.*"
    .Show

    If .SelectedItems.Count = 0 Then 'Salimos
    
    Else
    
        RutaCompleta = .SelectedItems(1)
        Descripcion = InputBox("Nombre del link", "Insertar link", "")
        
        If Descripcion = "" Then Descripcion = RutaCompleta
        
        ActiveCell.Offset(0, -1).Value = RutaCompleta
        ActiveCell.Formula = "=HYPERLINK(""" & RutaCompleta & """,""" & Descripcion & """)"
        
    End If
    
End With
End Sub

Paso 4: Asignar la Macro a un Botón

1. En la pestaña Insertar, selecciona Ilustraciones > Formas y elige una forma para tu botón.
2. Dibuja la forma en tu hoja de Excel.
3. Haz clic derecho en la forma y selecciona Asignar Macro.
4. Selecciona la macro insertar_link y haz clic en Aceptar.
5. Edita el texto de la forma para que diga algo como “Insertar Link”.

Uso de la Macro

1. Haz clic en la celda donde deseas insertar el hipervínculo.
2. Haz clic en el botón “Insertar Link”.
3. Selecciona el archivo en el cuadro de diálogo que aparece y escribe el nombre del enlace en el cuadro de texto que se abre.

La macro automáticamente insertará la ruta completa en la celda a la izquierda de la seleccionada y creará un hipervínculo en la celda activa.