Pedir Contraseña antes de Imprimir un archivo de Excel

En el entorno laboral, es esencial garantizar la seguridad de los documentos sensibles. Una forma de lograrlo es implementando medidas de seguridad antes de la impresión de documentos. Aunque existen impresoras con funciones de seguridad incorporadas, como la solicitud de un código de acceso para imprimir, en ocasiones podemos necesitar implementar estas medidas directamente desde Excel utilizando macros. En este artículo, exploraremos cómo lograr esta seguridad de nivel oficina en la impresión de documentos en Excel mediante el uso de macros.

Pedir contraseña al imprimir un archivo de Excel

¿Qué se necesita?:

Para implementar esta seguridad, solo necesitaremos un conocimiento básico de programación en VBA (Visual Basic for Applications) y acceso al entorno de desarrollo de Excel.

Pasos para implementar la seguridad:

1. Creación del Formulario de Contraseña:
   • Accedemos al entorno de desarrollo de Excel y creamos un nuevo formulario.
   • Agregamos controles al formulario, como un cuadro de texto para ingresar la contraseña y botones para aceptar y cerrar.
2. Manejo de Eventos en el Formulario:
   • Asociamos eventos a los botones del formulario. Por ejemplo, al hacer clic en el botón “Aceptar”, capturamos la contraseña ingresada.
3. Validación de Contraseña:
   • Comparamos la contraseña ingresada con una contraseña predeterminada.
   • Si la contraseña es correcta, permitimos la impresión del documento.
   • Si la contraseña es incorrecta, mostramos un mensaje de error y cancelamos la impresión.
4. Vinculación del Formulario con el Evento de Impresión:
   • Utilizamos el evento BeforePrint para lanzar el formulario de contraseña antes de imprimir el documento.
5. Prueba y Ajustes:
   • Probamos el funcionamiento del sistema de seguridad.
   • Realizamos ajustes según sea necesario para mejorar la experiencia del usuario y la seguridad del sistema.

Código VBA de la macro

Código del Formulario

Private Sub CommandButton1_Click()

txtPassword = Me.TextBox1.Value

Unload Me

End Sub

Private Sub CommandButton2_Click()

txtPassword = Empty

Unload Me

End Sub

Private Sub UserForm_Click()

End Sub

Variables públicas

Public Const cPassword = "pass"
Public txtPassword As String

Detectar antes de Imprimir

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

UserForm1.Show

If txtPassword = cPassword Then
'imprime

Else

MsgBox "Password incorrecto", vbExclamation

Cancel = True

End If

End Sub

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