Mostrar hojas en Excel ingresando una contraseña

Excel nos permite poder asignar una contraseña para abrir archivos, tanto modificarlos como para usarlos en modo de sólo lectura.

Pero por alguna razón, tal vez por que no sea algo trascendente, no le podemos asignar contraseñas para entrar a las hojas que tenga un libro.

Para qué contraseñas en hojas

Tal vez tengas varios colaboradores a los que les desees enviar el mismo archivo, pero no deseas que sólo vean las hojas que les correponden a cada uno de ellos. Una solución es enviar archivos independientes a cada uno, pero otra puede ser enviar un sólo archivo con un índice de hojas y que cada persona de click en su hoja y el archivo le solicite una contraseña para poder verla.

Las hojas ocultas de todos modos se pueden ver en la opción Mostrar hoja

La respuesta es si y no. Normalmente usamos la opción Ocultar para esconder las hojas en un archivo, y para mostrarlos usamos Mostrar hoja que se encuentra en Inicio > Formato > Ocultar y mostrar > Mostrar hoja.

image

La limitante con esta opción es, que a menos que protejas la estructura del libro, cualquiera podrá mostrar las hojas. Yo prefiero usar vba y asignar una propiedad a las hojas que me permita ocultarlas de tal manea que sólo con vba se puedan mostrar:

Sheets(“Hoja1”).Visible = xlVeryHidden

El ejemplo

El archivo adjunto contiene visible un hoja llamada Index, la cual tiene 5 botones que al darles click solicita una contraseña dependiendo de la hoja que se quiera visualizar. Y cuando se muestra la hoja deseada, la hoja Index se oculta. Dentro de cada hoja hay un botón para regresarnos al índice y volver a ocultar todas.

Contraseña en hojas

Código vba

En un módulo normal ingresamos.

'Asignamos las variables públicas para usarlas en cada botón.
Public Valor As Integer
Public Hoja As String

En el evento Open ingresamos.

Private Sub Workbook_Open()
'Asignamos la propiedad xlVeryHidden para que las hojas no puedan
'mostrarse en el menú Mostrar hojas.
For i = 2 To 6
    Sheets("Hoja" & i).Visible = xlVeryHidden
Next i
End Sub

El código de los botones para mostrar las hojas.

Private Sub CommandButton1_Click()
Hoja = "Hoja2"
Valor = 2
frmPassword.Show
End Sub

El código del formulario

'Validar contraseña y mostrar hoja
Private Sub CommandButton1_Click()
'Validamos el contenido de la variable Valor para saber
'qué hoja debemos mostrar.
If Valor = 2 And Me.txtPass = "Hoja2" Then
    Hoja2.Visible = xlSheetVisible
    Hoja1.Visible = xlSheetVeryHidden
    Hoja2.Activate
    Unload Me
ElseIf Valor = 3 And Me.txtPass = "Hoja3" Then
    Hoja3.Visible = xlSheetVisible
    Hoja1.Visible = xlSheetVeryHidden
    Hoja3.Activate
    Unload Me
ElseIf Valor = 4 And Me.txtPass = "Hoja4" Then
    Hoja4.Visible = xlSheetVisible
    Hoja1.Visible = xlSheetVeryHidden
    Hoja4.Activate
    Unload Me
ElseIf Valor = 5 And Me.txtPass = "Hoja5" Then
    Hoja5.Visible = xlSheetVisible
    Hoja1.Visible = xlSheetVeryHidden
    Hoja5.Activate
    Unload Me
ElseIf Valor = 6 And Me.txtPass = "Hoja6" Then
    Hoja6.Visible = xlSheetVisible
    Hoja1.Visible = xlSheetVeryHidden
    Hoja6.Activate
    Unload Me
Else
MsgBox "La contraseña es incorrecta. Por favor vuelve a escribirla", vbExclamation, "EXCELeINFO"
Me.txtPass.SetFocus
End If
End Sub
'
'Cerrar el formulario
Private Sub CommandButton2_Click()
Unload Me
End Sub
'
'Al activar el formulario
Private Sub UserForm_Activate()
lblHoja.Caption = "Contraseña para " & "'" & Hoja & "'"
Me.txtPass.PasswordChar = "*"
End Sub

:: Descargar ejemplo EXCELeINFO – contraseña para mostrar hojas

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13 Responses

  1. acindahouse says:

    Thx a lot! This was very helpful!

  2. Daniela says:

    ¿cuál es la contraseña para ver las hojas?

  3. Claudia Capillas says:

    Hola esta muy bueno pero si quisieras que un usuario vea todo el libro? utilizando una contraseña?

    • sergioacamposh says:

      Hola.

      Insertas un nuevo botón con el siguiente código.

      Private Sub CommandButton6_Click()
      Hoja = “admin”
      Valor = 7
      frmPassword.Show
      End Sub

      Y el código del botón del formulario para mostrar las hojas, usa este código.

      Private Sub CommandButton1_Click()
      ‘Validamos el contenido de la variable Valor para saber
      ‘qué hoja debemos mostrar.
      If Valor = 2 And Me.txtPass = “Hoja2” Then
      Hoja2.Visible = xlSheetVisible
      Hoja1.Visible = xlSheetVeryHidden
      Hoja2.Activate
      Unload Me
      ElseIf Valor = 3 And Me.txtPass = “Hoja3” Then
      Hoja3.Visible = xlSheetVisible
      Hoja1.Visible = xlSheetVeryHidden
      Hoja3.Activate
      Unload Me
      ElseIf Valor = 4 And Me.txtPass = “Hoja4” Then
      Hoja4.Visible = xlSheetVisible
      Hoja1.Visible = xlSheetVeryHidden
      Hoja4.Activate
      Unload Me
      ElseIf Valor = 5 And Me.txtPass = “Hoja5” Then
      Hoja5.Visible = xlSheetVisible
      Hoja1.Visible = xlSheetVeryHidden
      Hoja5.Activate
      Unload Me
      ElseIf Valor = 6 And Me.txtPass = “Hoja6” Then
      Hoja6.Visible = xlSheetVisible
      Hoja1.Visible = xlSheetVeryHidden
      Hoja6.Activate
      Unload Me
      ElseIf Valor = 7 And Me.txtPass = “admin” Then
      For i = 2 To 6
      Sheets(“Hoja” & i).Visible = xlSheetVisible
      Next i

      Else

      MsgBox “La contraseña es incorrecta. Por favor vuelve a escribirla”, vbExclamation, “EXCELeINFO”
      Me.txtPass.SetFocus
      End If
      End Sub

  4. Claudia Capillas says:

    Mil graciasssss

  5. Claudia Capillas says:

    Me sale error 9 cuando abro mi archivo, le coloco depurar y me tura aca:

    Private Sub Workbook_Open()

    ‘Asignamos la propiedad xlVeryHidden para que las hojas no puedan

    ‘mostrarse en el menú Mostrar hojas.

    For i = 2 To 18

    Sheets(“Hoja” & i).Visible = xlSheetVisible (esto me lo remarca)

    Next i

    End Sub

    Que puedo hacer??

  6. Eduardo says:

    Excelente ejercicio que tiene cantidad de usos. Solo tengo una duda que podría ayudarme a mejorar este sistema. ¿en Sub VolverIndex() que debo agregar para que desde la opcion “admin” cierre todas las hojas de una vez?

    Felicitaciones y gracias por vuestra ayuda.

  7. Frank says:

    Hola buen dia, excelente tus aportes, soy fan de tu pagina y estoy en tu facebookgroup, amigo estoy intentando de abrir el archivo pero me salta un error el cual le quita toda la funcionalidad, te anexo una foto para que revises por favor y me colabores con eso. https://i.imgur.com/DWCc2y0.gif

  1. December 29, 2012

    […] a partir del 3-dic para ser específicos, la dirección del Blog fue cambiada a la plataforma de ITpro.es, con el beneficio de poder contar con su plataforma de social media y poder llegar a más personas […]

  2. January 17, 2013

    […] Mostrar hojas en Excel ingresando una contraseña […]

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