Lista de Validación con datos de Excel, SQL y la Web, usando Power Query

En el mundo de la gestión de datos, la validación es clave. Nos asegura la integridad y la consistencia de la información que manejamos. En este artículo, vamos a explorar cómo crear listas de validación utilizando datos provenientes de diferentes fuentes: Excel, SQL y la web, todo ello gracias a la versatilidad de Power Query.

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Validación desde Excel

Empecemos con una situación común: crear una lista de validación desde otro archivo de Excel. Esto se puede lograr de forma sencilla utilizando Power Query.

  1. Conexión con el archivo Excel: Abrimos el archivo que contiene los datos que queremos utilizar para la lista de validación.
  2. Transformación de datos: Utilizamos Power Query para transformar los datos según nuestras necesidades, por ejemplo, eliminando duplicados y seleccionando la columna relevante.
  3. Creación de la lista de validación: Una vez que hemos preparado los datos, creamos la lista de validación en la celda deseada utilizando la función INDIRECTO para referenciar los datos transformados.

Validación desde SQL Server

Ahora, imaginemos que necesitamos crear una lista de validación a partir de datos almacenados en una base de datos SQL Server. El proceso es similar, pero nos conectaremos a la base de datos en lugar de abrir un archivo de Excel.

  1. Conexión con SQL Server: Utilizamos Power Query para conectarnos a la base de datos y seleccionar la tabla relevante.
  2. Transformación de datos: Al igual que en el caso de Excel, preparamos los datos según nuestras necesidades, manteniendo solo la información relevante.
  3. Creación de la lista de validación: Una vez transformados los datos, creamos la lista de validación utilizando la función INDIRECTO para referenciar los datos de la tabla en la base de datos.

Validación desde la Web

Por último, veamos cómo crear una lista de validación a partir de datos obtenidos de una página web. Esto puede ser útil cuando necesitamos información actualizada de forma regular.

  1. Extracción de datos desde la web: Utilizamos Power Query para conectarnos a la página web y seleccionar la tabla o datos relevantes.
  2. Transformación de datos: Al igual que en los casos anteriores, preparamos los datos para su uso, manteniendo solo la información necesaria.
  3. Creación de la lista de validación: Una vez transformados los datos, creamos la lista de validación utilizando la función INDIRECTO para referenciar los datos obtenidos de la web.

Automatización y Actualización

Es importante destacar que, una vez configuradas las consultas, podemos automatizar la actualización de los datos. Podemos hacerlo definiendo un intervalo de tiempo para que Power Query actualice automáticamente los datos, o mediante el uso de macros en Excel que actualicen las consultas al activar la hoja correspondiente.

En resumen, Power Query nos ofrece una manera poderosa y flexible de crear listas de validación utilizando datos de diferentes fuentes. Ya sea desde Excel, SQL o la web, podemos garantizar la integridad de nuestros datos y facilitar la gestión de la información en nuestras hojas de cálculo.

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