No dejarás de usar Excel

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Foto: Unpash.com

Hola. Soy José Antonio de Diego. Este es el primer artículo que escribo, y espero que puedan ser muchos más, en los que pretendo compartir algunos de mis aprendizajes adquiridos a lo largo de ya varios años de experiencia en gestión de información.

Hace unos días, a fines de 2017, se publicó una entrevista en el Wall Street Journal en la que Mark Garrett, vicepresidente de Adobe, recomendaba dejar de utilizar Microsoft Excel en actividades de planificación y gestión financiera, entrevista transcrita y comentada en Dinero en Imagen y en el diario El País.

Garrett argumentaba que tareas como manipular, importar y exportar archivos y datos consume mucho tiempo de sus ejecutivos, el que podría utilizarse en tareas más concretas y útiles como el análisis de esos datos, en una época en que la productividad es uno de los principales objetivos de las empresas.

En su argumento, Garrett tiene razón. Es cierto que se desperdicia demasiado tiempo manipulando datos en Excel. Es algo que yo también menciono al momento de promocionar las aplicaciones que he desarrollado en mi empresa Optipe.

En mis más de 20 años de experiencia, he podido constatar, en la gran mayoría de las empresas en la que he trabajado o asesorado, que independiente del tipo de sistema de información computacional, los ejecutivos exportan la data a Excel para hacer la integración, agrupación y consolidación antes de realizar los análisis numéricos. Sin embargo, son muy pocos los que dominan en profundidad las posibilidades que ofrece Excel para gestionar la información de manera rápida y eficaz, lo que los lleva a destinar valioso tiempo a tareas rutinarias de preparación de los datos en desmedro del análisis y toma de decisiones. Los dueños y gerentes de empresas debieran estar conscientes de todo el valor que se desperdicia en esto. Excel es una herramienta de uso casi universal en las empresas y se le saca muy poco provecho.

Este uso universal de Excel que, según la propia Microsoft, supera los 1,000 millones de usuarios en el mundo y su suite Office 365 llega ya a los 120 millones, es que veo muy difícil que se cumpla el pronóstico de Garrett de olvidarse de usar Excel en la empresa. Quizá se deba más a un anhelo de alguien que se desempeña en una compañía que le trata de competir al rey de la ofimática.

Microsoft ha realizado notables esfuerzos para dotar a su planilla electrónica de mejores capacidades para el análisis de datos, desde las Tablas Dinámicas, y los más recientes Power Query y Power Pivot, lo que ha brindado a los usuarios de mayores posibilidades y alternativas para sus análisis y toma de decisiones.

En mi humilde opinión, Excel, con sus añadidos, seguirá gozando de muy buena salud en las empresas al momento de planificar y gestionar sus actividades. La tarea entonces será para los directivos, dotar y capacitar a sus ejecutivos y trabajadores con herramientas que les permitan trabajar los datos de manera más rápida y eficiente, ya sea con las aplicaciones que ha incorporado Microsoft, o con complementos externos diseñados para estos efectos, sobre lo que pretendo escribir algo en mi próximo artículo.

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