Ventas por sucursal usando BUSCARV, ÍNDICE y COINCIDIR en Excel

Ventas por Sucursal usando BUSCARV, ÍNDICE y COINCIDIR

Una discusión muy frecuente entre usuarios de Excel es sobre si BUSCARV es la mejor función para la búsqueda de valores en rangos o Tablas, o si la mejor alternativa es usar ÍNDICE y COINCIDIR.

La verdad es ambas opciones son buenas, aunque no necesariamente ofrecen las mismas ventajas. Por ejemplo BUSCARV es una excelente alternativa para buscar y devolver valores siempre hacia la derecha, e ÍNDICE y COINCIDIR nos permite buscar y devolver información en cualquier dirección.

Saber las ventas de cada vendedor por sucursal

En nuestro caso práctico tenemos un rango de celdas cual tiene una columna donde tendremos los valores de los Vendedores y otras 5 columnas donde tendremos los valores de las ventas de 5 sucursales.

Tabla de Vendedores y ventas por Sucursal

Figura 1. Tabla de Vendedores y ventas por Sucursal.

Nuestro objetivo es armar dos fórmulas que nos permitan saber de manera dinámica las ventas de la selección de un Vendedor y una Sucursal e ir eligiendo las combinaciones que deseemos consultar. La primera fórmula será usando las funciones ÍNDICE y COINCIDIR y la segunda fórmula será usando las funciones BUSCARV y COINCIDIR.

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Validación de datos para elegir Vendedor y Sucursal

Como parte del objetivo, deseamos tener dos listas, una lista para poder elegir un Vendedor y otra para poder elegir una Sucursal y las fórmulas usadas nos devuelvan las ventas por la combinación elegida.

Usaremos la herramienta de Validación de datos en Excel para crear las listas de vendedor y sucursal. Seguiremos los siguientes pasos para crear la lista de Vendedor, la de Sucursal será el mismo procedimiento.

  • Seleccionamos la celda para mostrar el listado de vendedores.
  • Elegimos la pestaña Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
  • En la pestaña Configuración elegimos Permitir > Lista.
  • En Origen seleccionamos el rango donde está el dato de los vendedor, para nuestro ejemplo es =$A$9:$A$18.
  • Aceptar.
  • Repetimos los pasos para la lista de sucursales.

Lista de validación en Excel para mostrar los valores de los vendedores.

Figura 2. Lista de validación en Excel para mostrar los valores de los vendedores.

Las fórmulas

Como lo comenté anteriormente, primero haremos uso de las funciones ÍNDICE y COINCIDIR, cuya poderosa combinación nos permitirá devolver valores de un rango en base a la intersección de una fila con una columna, así es como devolveremos las ventas de un Vendedor y una Sucursal. Usaremos la siguiente fórmula:

=INDICE(B9:F18,COINCIDIR(I9,A9:A18,0),COINCIDIR(I10,B8:F8,0))

Si eres de las personas como yo que nos resistimos a dejar de usar BUSCARV, el ejemplo anterior también lo podemos resolver usando ésta función, pero debemos de auxiliarnos de la función COINCIDIR para que nos permita obtener dinámicamente el número de las columnas para las sucursales. Usaremos la siguiente fórmula:

=BUSCARV(I14,A8:F18,COINCIDIR(I15,A8:F8,0),0)

Nota: En ambas fórmulas nuestros valores buscados serán el Vendedor y la Sucursal.

Devolver ventas por Vendedor y Sucursal en Excel

Figura 3. Devolver ventas por Vendedor y Sucursal en Excel.

Descargar el archivo de ejemplo

Descargar el ejemplo Ventas por sucursal usando BUSCARV, ÍNDICE Y COINCIDIR  – EXCELeINFO.zip

 

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