Power Query para Excel – Capítulo 10 – Combinar Tablas y Consultas. Alternativa a BUSCARV

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Combinar consultas en Excel usando Power Query se parece mucho al uso de BUSCARV en Excel, con la diferencia de que podemos cruzar datos de un archivo de Excel y un archivo de texto o tabla de una base de datos con muchos registros, incluso sin que estén en un archivo de Excel

Tabla Ventas

En Excel tenemos un rango con las ventas generadas el año pasado, en dicha rango tenemos los valores de la fecha de la venta, el ID de la orden y en entre otros valores tenemos el ID del vendedor que hizo la venta.

En una tabla de Excel contamos con el dato de ventas.

Figura 1. En una tabla de Excel contamos con el dato de ventas.

Vendedores

El dato de los vendedores lo tenemos en un archivo .CSV, mismo que en un caso real podríamos haber descargado desde algún sistema.

. En un archivo .CSV contamos con los valores de los vendedores.

Figura 2. En un archivo .CSV contamos con los valores de los vendedores.

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Crear consultas Ventas y Vendedores

El objetivo de Combinar consultas será añadir las columnas de Nombre y Apellido del archivo vendedores a la tabla de ventas. Esto mismo lo haríamos de otra manera con BUSCARV para devolver esas dos columnas a la tabla ventas.

Crear consulta Ventas

Para crear la primera consulta del dato de las ventas primero debemos convertir el rango a tabla. Seguimos los siguientes pasos para crear la consulta en Power Query:

  • Elegimos el rango de ventas y presionamos [Control] + [T] para convertir el rango a Tabla.
  • Nos dirigimos a la pestaña Datos > Obtener y transformar datos > Desde una tabla o rango.
  • En la parte derecha le cambiamos el nombre a la consulta, le ponemos Ventas.

Ventana de Power Query.

Figura 3. Ventana de Power Query.

  • Nos vamos a la pestaña Inicio > Cerrar y cargar > Cerrar y cargar en…
  • Elegimos la opción de Solo conexión para cargar los datos en memoria.
  • En la parte derecha de la hoja de cálculo veremos la Conexión Ventas.

Creamos solo conexión a la consulta Ventas.

Figura 4. Creamos solo conexión a la consulta Ventas.

Crear consulta Vendedores

Anteriormente creamos la conexión a la tabla de Ventas, ahora creamos una consulta al archivo vendedores.csv. Seguimos los siguientes pasos:

  • Nos dirigimos a la pestaña Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
  • Elegimos el archivo Vendedores.csv.
  • Clic en Importar.
  • Validamos los datos y presionamos Editar.
  • Confirmamos que la consulta tenga el nombre de Vendedores.
  • Nos vamos a la pestaña Inicio > Cerrar y cargar > Cerrar y cargar en…
  • Elegimos Crear solo conexión y damos clic en Aceptar.
  • Ahora vemos ambas conexiones en el panel de la derecha.

Vemos la conexión ventas y vendedores en el panel de Consultas y conexiones.

Figura 5. Vemos la conexión ventas y vendedores en el panel de Consultas y conexiones.

Combinar consultas

Ahora que ya tenemos las conexiones a las Ventas y los Vendedores, toca combinar dichas consultas:

    • Nos vamos a la pestaña Datos > Obtener y transformar datos > Obtener datos > Combinar consultas > Combinar
    • En la primera sección elegimos la consulta Ventas y en la siguiente sección Ventas.
    • Ahora vamos a elegir la columna ID_VENDEDOR, ya que queremos combinar ambas consultas y agregar las columnas de Vendedores a Ventas.

Elegimos las columas coincidentes en ambas consultas.

Figura 6. Elegimos las columas coincidentes en ambas consultas.

  • Aceptar.
  • Al abrirse Power Query vemos el ícono de expandir image en la columna Vendedores.
  • En cada fila de la columna Vendedores tendremos un subconjunto de valores, que son las columnas del archivo vendedores.
  • Damos clic en icono de Expandir.
  • Elegimos Expandir y marcamos las columnas Nombre y Apellido.
  • Desmarcamos Usar nombre de la columna original como prefijo.
  • Ahora vemos las columnas de la tabla Ventas y las columnas Nombre y Apellido del archivo Vendedores.

Vemos la combinación de columnas de ambas conexiones.

Figura 7. Vemos la combinación de columnas de ambas conexiones.

Para finalizar, dentro de Power Query elgimos Cerrar y cargar en…, y ahora elegiremos la opción Tabla.

Pruebas Finales

  • Abre el archivo de texto y modifica valores.
  • Cierra el archivo.
  • Damos clic derecho en la hoja de cálculo, en la tabla que están los datos combinados.
  • Elige actualizar y verás cómo se actualizan los valores provenientes del archivo Vendedores.

Descarga los archivos de ejemplo

Descargar el ejemplo Power Query para Excel – Capítulo 10 – Combinar Tablas y Consultas.zip

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