Uso de combinar correspondencia de Word con datos de Excel

Generar cierta cantidad de cartas a determinada cantidad de destinatarios, pero con el mismo cuerpo de texto, pero incluirle a cada una el nombre del destinatario y otros datos ??

Esto es posible mediante la herramienta Combinar correspondencia de Word. Sólo se necesita tener una base de datos en diversos orígenes de datos; pero en esta ocasión será suficiente una tabla de Excel con las columnas requeridas.

Video: Imprimir varias cartas en un solo paso con Combinar correspondencia con Excel y Word

Procedimiento

Se hará una breve carta donde se le avise a los empleados el bono mensual que recibirán por sus servicios prestados. Para lo cual necesitamos una tabla de Excel que tenga las columnas de Nombre y Bonos.

Tablas de empleados

Tablas de empleados

 

 

 

 

 

 

 

Posteriormente escribimos nuestra carta en Word tal y como queremos que sea enviada a los destinatarios. Iniciamos el asistente de Combinar correspondencia. En Word 2003 y anteriores está en el menú Herramientas > Cartas y correspondencia, y en 2007 y posteriores, en la pestaña Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia.

Ya en el asistente:

  1. Se elige la opción Cartas.
  2. Utilizar el documento actual.
  3. Utilizar una lista existente > Examinar…
  4. Elegir el archivo de Excel que hemos creado.
  5. Elegir la hoja donde esté nuestra tabla.
  6. Dar aceptar.

Al momento de terminar el asistente, se habilitarán los botones de la pestaña de Correspondencia. Para nuestro caso, nos situamos donde queremos insertar el nombre y nos vamos a botón de Insertar campo combinado para elegir el campo. Así lo hacemos hasta insertar nuestros 4 campos. Como se muestra en la imagen:

Combinar correspondencia

Combinar correspondencia

 

 

 

 

 

 

 

 

Para mostrar el valor de los campos elegimos Vista de previa de resultados y para sombrearlos lo elegimos Resaltar campos combinados.

En la parte derecha están las flechas de dirección para irnos a todos los registros de la tabla de Excel. Por último para imprimir presionamos el botón de Finalizar y combinar > Imprimir documentos. Ahí elegimos el rango de registros que queremos imprimir.

Imprimir cartas con Combinar correspondencia

Imprimir cartas con Combinar correspondencia

 

 

 

 

 

 

 

:: Descargar ejemplo

You may also like...