Encender o apagar reglas de Formato condicional en Excel con este truco sencillo

En este artículo y video vamos a ver un truco sencillo para aplicar formatos condicionales en Excel y además tener una Tabla sencilla donde tendremos algunas reglas de formato condicional y una columna donde especificaremos si la regla está encendida o apagada.

Reglas para formato condicional

Tenemos una Tabla donde como ejemplo tenemos 3 reglas de formato condicional, las cuales son:

    1. Colorear las ventas mayores a 5,000.
    2. Colorear la edad entre 18 y 45.
    3. Colorear si la celda está vacía.

La tabla tendrá dos columnas, una con el título REGLA o la otra con el título ENCENDIDA/APAGADA. Para los valores de la segunda columna usaremos Validación de datos para tener una lista con esos dos valores ENCENDIDA y APAGADA.

  • Elegimos la celdas de la segunda columna.
  • Nos dirigimos a la pestaña Datos > Validación de datos.
  • Elegimos Permitir lista y llenamos los valores ENCENDIDA, APAGADA.

Tabla de reglas de Formato condicional ENCENDER, APAGAGAR.

Figura 1. Tabla de reglas de Formato condicional ENCENDER, APAGAGAR.

Ver Video Encender o apagar Formato condicional en Excel

Regla 1 – Ventas mayores a 5,000

Para la primera regla tenemos una Tabla sencilla con las ventas por mes. Deseamos que se coloreen aquellas cantidades mayores a 5,000.

Crear nombre personalizado para primera regla

Un nombre personalizado nos ayudará a obtener el valor VERDADERO(ENCENDIDO) o FALSO(APAGADO) de la primera regla.

  • Nos dirigimos a la pestaña Fórmulas.
  • En la sección Nombres definidos elegimos Asignar nombre.
  • En Nombre ingresamos rVentasMayores5000.
  • Y en Se refiere a: ingresamos la fórmula =Reglas!$B$4=”ENCENDIDA”.

Asignamos un nombre para determinar ENCENDIDO como VERDADERO o 1.

Figura 2. Asignamos un nombre para determinar ENCENDIDO como VERDADERO o 1.

Insertar formato condicional a la columna Ventas

Ahora toca definir una regla de Formato condicional a la columna de Ventas para que se coloreen las cantidades mayores a 5,000.

  • Elegimos los valores de ventas.
  • Nos vamos a la pestaña Inicio.
  • Elegimos Formato condicional > Nueva regla.
  • Elegimos Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
  • Insertamos la fórmula: =(B4>=5000)*rVentasMayores5000.
  • Elegimos un color verde para que sea el color cuando las ventas sean mayores a 5,000.

Si la regla está ENCENDIDA se aplicará el formato condicional.

Figura 3. Si la regla está ENCENDIDA se aplicará el formato condicional.

Regla 2 – Edad entre 18 y 45

Para la regla 2 seguimos los mismos pasos que la regla 1.

  • Creamos un nombre con el texto rEdad18y45.
  • La fórmula que usaremos será: =Reglas!$B$5=”ENCENDIDA”.
  • Insertamos una regla de Formato condicional cuya fórmula será: =(Y($B$20>=18,$B$20<=45))*rEdad18y45.

Aplicando regla para edad entre 18 y 45.

Figura 4. Aplicando regla para edad entre 18 y 45.

Regla 3 – Colorear en rojo si la celda está vacía

Para la regla 2 seguimos los mismos pasos que la regla 1.

  • Creamos un nombre con el texto rValorObligatorio.
  • La fórmula que usaremos será: =Reglas!$B$6=”ENCENDIDA”.
  • Insertamos una regla de Formato condicional cuya fórmula será: =(Y($B$20>=18,$B$20<=45))*rEdad18y45.

Aplicando regla para colorear en rojo si la celda está vacía.

Figura 5. Aplicando regla para colorear en rojo si la celda está vacía.

Descargar el archivo de ejemplo

Descargar el ejemplo Encender apagar Formatos condicionales en Excel – EXCELeINFO.rar

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